אבטחת מידע

איפה המידע נשמר?

מסד הנתונים והקבצים נשמרים אצל Supabase, בשרתים באיחוד האירופי (פרנקפורט, גרמניה). השרת שמריץ את המערכת, אצל Vercel, מוגדר לפעול גם הוא בפרנקפורט. לא כל עיבוד נעשה באיחוד — למשל Anthropic, שמנתחת מיילים שהועברו לכתובת המשימות (ראו בהמשך), שירות המיילים, רשת ההפצה של ספק האירוח, ומערכות שאתם בוחרים לחבר. על העברה כזו חלות תקנות העברת מידע לחו״ל, כמפורט בהסכם עיבוד המידע.

מי יכול לראות את הלקוחות שלי?

משתמשים בסוכנות שלכם, ומי שאתם בחרתם לחבר — סוכנות־אם ברשת, בהיקף שאישרתם (ראו בהמשך). למפעיל המערכת יש גישה טכנית, כמפורט בסעיף הבא. ההפרדה בין סוכנויות נאכפת במסד הנתונים עצמו, בכל טבלה ובכל בקשה — לא רק במסכים. סוכנות חדשה לא רואה שום מידע עסקי עד שהמפעיל מאשר אותה.

ומה רואה מפעיל המערכת?

בכלי הניהול של המערכת המפעיל רואה פרטים ברמת החשבון של כל סוכנות, ולא פרטי לקוחות. כמי שמנהל את המערכת, יש לו גם גישה טכנית למסד הנתונים דרך הספק. ההתחייבויות שלו כלפיכם, ובהן עיבוד המידע רק לצורך השירות, כתובות בהסכם עיבוד המידע.

אם אנחנו חלק מרשת, מה רואה סוכנות־האם?

חיבור לסוכנות־אם נוצר רק אחרי שבעלי הסוכנות שלכם אישרו את ההזמנה, וההיקף שאושר לא יכול להתרחב בלי הזמנה חדשה. סוכנות־האם רואה את הנתונים בקריאה בלבד, מתאריך ההתחלה שקבעתם (או ממועד האישור), ואתם יכולים לנתק את החיבור בכל רגע. בחיבור מסוג ״תפוקות בלבד״ היא רואה את נתוני הייצור לכל עסקה, בלי שמות לקוחות, מספרי ת״ז או מספרי פוליסות.

איך נכנסים למערכת?

כל משתמש נכנס עם סיסמה של 8 תווים לפחות ועם קוד מאפליקציית אימות בטלפון; סיסמה חדשה שידוע שדלפה ברשת לא מתקבלת. האימות הדו־שלבי הוא חובה לכל משתמש ואי אפשר לוותר עליו: עד שהושלם לא נטען שום מידע של הסוכנות, ומסד הנתונים עצמו מסרב לכל בקשה. החלפת סיסמה דורשת גם את קוד האימות.

מה עובד יכול לראות?

כל עובד בסוכנות רואה ועורך את הלקוחות ואת העסקאות שלה, ורואה גם את הפגישות, בקשות קביעת הפגישה, תביעות שלא הוקצו לאיש והמבצעים; מחיקה שמורה לבעלים. עמלות ותעריפים, נפרעים, טעינת נפרעים, ייבוא עסקאות, הגדרות והערות פנימיות נפתחים לכל עובד בנפרד, ועובד חדש מתחיל בלי אף אחד מהם. ההרשאה לייבוא עסקאות פותחת גם את מסמכי הלקוחות, שליחת מסמכים והחתמה מרחוק. משימות ותביעות שהוקצו למישהו, עובד רואה רק אם הן שלו.

אפשר להסתיר מעובד את הכנסות הסוכנות?

כן — אם לא נותנים לו את הרשאות העמלות והתעריפים, הנפרעים וטעינת הנפרעים. עובד בלי ההרשאות האלה לא רואה סכומי עמלה ונפרעים בכלל.

מה שמור לבעלים בלבד?

ניהול המשתמשים וההרשאות, העיון ביומן הגישה והורדת גיבוי של נתוני הסוכנות. עובד לא יכול להרחיב לעצמו הרשאות.

מה קורה כשעובד מצטרף או עוזב?

רק הבעלים מזמין עובד, וההזמנה מתקבלת רק בחשבון עם אותה כתובת מייל, אחרי שהכתובת אומתה. כשמסירים עובד, הגישה שלו למידע נחסמת כבר בבקשה הבאה שלו, גם אם הוא עדיין מחובר. החשבון שלו לא נמחק, אבל הוא כבר לא קשור לסוכנות.

אפשר לדעת מי עשה מה?

כן, ביומן הגישה. נרשמות בו כניסות למערכת ופעולות רגישות — כמו פתיחת תיק לקוח, ייצוא, הורדת גיבוי, ייבוא קבצים ושינויים בהרשאות — עם המשתמש, השעה וכתובת ה־IP. רק בעלי הסוכנות רואים את היומן, ומשתמשי המערכת לא יכולים לערוך או למחוק בו רשומות.

מה מגן על הקישורים שאנחנו שולחים ללקוחות?

קישור לקביעת פגישה או לחתימה על מסמך מכיל מזהה אקראי ארוך, שאי אפשר לנחש. לפני שמוצג משהו אישי, הלקוח מאמת את עצמו בפרט מזהה שלו, ואחרי מספר ניסיונות שגויים הקישור ננעל. כל קישור פג אחרי זמן קצוב.

לפני האימות מוצגים רק שם הסוכנות והסוכן, ובקישור לחתימה גם כותרת המסמך וההערה שצירפתם — לכן אל תכתבו בהם פרטים אישיים. בקביעת פגישה הלקוח לא רואה שמות או כותרות של פגישות ביומן שלכם, ובקשה שהוא שולח נכנסת ליומן רק אחרי שאתם מאשרים אותה.

מסמכים לחתימה נשמרים באחסון פרטי, והלקוח מקבל אליהם קישור זמני רק אחרי שאימת את עצמו. לכל מסמך נשמרת טביעת אצבע דיגיטלית שמחושבת בשרת, ואת המסמך החתום ואת פרטי החתימה אי אפשר לערוך דרך המערכת. קבצי המסמכים, כולל העותק החתום, נמחקים מהמערכת החל משבוע אחרי החתימה — הורידו עותק לשמירה. הרישום, טביעת האצבע ויומן האירועים נשמרים. זו חתימה אלקטרונית רגילה, ולא חתימה מאושרת לפי חוק חתימה אלקטרונית.

האם המידע מוצפן?

החיבור בין הדפדפן למערכת מוצפן (HTTPS), והדפדפן מונחה להתחבר אליה רק בחיבור מוצפן. סיסמאות של תיבות מייל, מפתחות לחיבור למערכות חיצוניות וכתובות של יומנים פרטיים נשמרים מוצפנים ונפתחים רק בשרת, ברגע השימוש. כשהמערכת שולחת מייל מהתיבה שלכם, החיבור לשרת המייל תמיד מוצפן.

פרטי הלקוחות מוגנים בהרשאות של מסד הנתונים, ולפי Supabase הדיסקים שעליהם הוא נשמר מוצפנים.

אילו ספקים מקבלים את המידע?

במסגרת השירות, ארבעה: Supabase (מסד הנתונים, ההתחברות ואחסון הקבצים), Vercel (אירוח המערכת), Resend (מיילים שהמערכת שולחת, ומיילים שמועברים לכתובת המשימות) ו־Anthropic (בינה מלאכותית). נודיע לכם מראש על הוספה או החלפה של ספק, כמו שכתוב בהסכם עיבוד המידע. אין במערכת כלי אנליטיקה או מעקב של צד שלישי.

מערכות שאתם בוחרים לחבר — CRM כמו שורנס, תיבת המייל שלכם, יומנים — מקבלות ומוסרות מידע לפי החיבור שהגדרתם. מסמכים וזימונים ללקוחות יוצאים מתיבת המייל של הסוכן עצמו.

איפה נכנסת בינה מלאכותית?

כיום בתכונה אחת: כשמגיע מייל לכתובת המשימות האישית של משתמש, נשלחים ל־Anthropic השולח, הנושא וגוף המייל (בלי קבצים מצורפים ובלי מידע ממסד הנתונים), כדי לחלץ ממנו משימה, לקוח ותאריך; אם יש במייל מספר ת״ז, גם הוא יישלח. Anthropic פועלת מחוץ לאיחוד האירופי. כמה זמן היא ו־Resend (שמקבלת את המייל) שומרות את התוכן — נקבע בתנאים של כל ספק.

איך מגבים, מייצאים ומוחקים?

בעלי הסוכנות יכולים להוריד בכל רגע קובץ גיבוי עם רוב נתוני הסוכנות — לקוחות, עסקאות, נפרעים, משימות, תביעות, פגישות ועוד — בלי קבצי המסמכים ובלי סיסמאות ומפתחות של חיבורים. כדאי לשמור אותו במקום מאובטח. בסיום ההתקשרות נעביר לכם את הנתונים ואת המסמכים השמורים, והמידע יימחק בתוך 90 יום מבקשתכם, אלא אם הדין מחייב לשמור אותו.

מה קורה אם יש אירוע אבטחה?

אם יתרחש אירוע אבטחה חמור שנוגע למידע של הסוכנות שלכם, נודיע לכם בלי דיחוי, ולא יאוחר מ־72 שעות מרגע שנודע לנו. נשתף פעולה בטיפול בו ובדיווח לרשות להגנת הפרטיות. ההתחייבות הזו כתובה בהסכם עיבוד המידע.

האם המערכת נבדקה?

באוקטובר 2026 נערכו סקירות אבטחה פנימיות של קוד המערכת ושל ההרשאות במסד הנתונים. הממצאים החמורים והבינוניים תוקנו, וחלק מהחיזוקים הקטנים עוד פתוחים. לפרטים נוספים על בדיקות האבטחה אפשר לפנות אלינו.

יש לכם שאלה, או שמצאתם בעיה?

כתבו ל־idangold88@gmail.com. אם גיליתם חולשה במערכת, נבקש שתדווחו לנו לפני שתפרסמו אותה, כדי שנוכל לתקן. עידן גולדשטיין, עוסק מורשה, מפעיל תגמול 360.